Doorrekening autokosten: bij wie is de btw-aftrek beperkt?

I.               Doorrekenen van kosten met of zonder btw?

A.    Is er een rechtstreeks verband met een levering of dienst of niet?

Is er een hoofdhandeling (lees: rekent u bepaalde kosten door aan een klant in het kader van een levering of dienst), dan volgen de doorgerekende kosten namelijk het btw-regime van de hoofdhandeling. Moet u op de hoofdhandeling btw aanrekenen, dan moet u dat m.a.w. ook doen op de doorgerekende kosten: de bijzaak volgt dus de hoofdzaak.

Dat geldt ongeacht of u die kosten samen met de hoofdhandeling doorrekent of via een afzonderlijke factuur(art. 26, §1 W.Btw).

Ook voor het btw-tarief moet u kijken naar de hoofdhandeling, zelfs al zou er een ander tarief of zelfs een vrijstelling gelden voor die kosten.

U verhuurt bv. een magazijn met toepassing van btw. U heeft zelf een brandverzekering afgesloten voor dat magazijn en rekent de premie door aan de huurder. De doorrekening van die premie gebeurt met toepassing van 21% btw, ook al heeft u zelf geen btw betaald aan de verzekeringsmaatschappij.

Gaat het om een doorrekening van kosten die niet kadert in een hoofdhandeling, dan volgen die kosten hun eigen btw-regime. U wordt dan m.a.w. geacht om de diensten of leveringen waarop die kosten betrekking hebben, zelf te hebben ontvangen en zelf te hebben verstrekt(art. 13, §2 en 20, §1 W.Btw).

Vennootschappen A en B zijn bv. beiden mede-eigenaar van een magazijn. A heeft voor dat magazijn een brandverzekering afgesloten en rekent een deel van de verzekeringspremie door aan B. De doorrekening van die premie gebeurt zonder aanrekening van btw, want verzekeringshandelingen zijn vrijgesteld van btw(art. 44, §3, 4° W.Btw).

B.    Wat met de btw-aftrekbeperking inzake autokosten?

De btw op autokosten voor personenwagens kan maar voor maximaal 50% worden gerecupereerd(art. 45, §2 W.Btw). Concreet betekent dit het volgende:

·        bedraagt het beroepsgebruik van de auto 50% of meer? Dan is uw btw-aftrek beperkt tot 50%, want dat is het het wettelijke maximum.

·        bedraagt het beroepsgebruik minder dan 50%? Dan is uw btw-aftrek beperkt tot het beroepsgebruik.

Om het beroepsmatige gebruik van een auto te bepalen, zijn er de fameuze drie methoden mogelijk: een gedetailleerd bijgehouden kilometeradministratie, de toepassing van de semi-forfaitaire formule op basis van het woon-werkverkeer en het vast beroepsforfait van 35%.

In geval van doorrekening van autokosten, rijst de vraag wie geconfronteerd wordt met de aftrekbeperking: degene die de kosten doorrekent, degene aan wie de kosten worden doorgerekend of allebei. Ook om die vraag te beantwoorden, moet het onderscheid worden gemaakt naargelang de autokosten al dan niet worden doorgerekend in het kader van een hoofdhandeling.

II.            Doorrekening van autokosten

A.    Autokosten worden doorgerekend in het kader van een hoofdhandeling

Laat ons vertrekken van een voorbeeld.Een consultant moet aan een klant een advies geven. Daarvoor rekent hij zijn erelonen aan voor een bedrag van € 900, excl. btw. Bovendien rekent hij de gemaakte verplaatsingskosten door ten belope van € 100, excl. btw. Het totale factuurbedrag is derhalve € 1.000, exclusief btw.

De doorgerekende autokosten volgen het btw-regime van de hoofdhandeling. Dat betekent dat over het totale bedrag van € 1.000 in principe 21% btw moet worden aangerekend door de consultant.

De aangerekende btw kan door de klant volgens de normale regels volledig in aftrek worden gebracht. Hij moet de btw m.a.w niet gaan beperken op de doorgerekende autokosten. Worden de autokosten dus doorgerekend in het kader van een hoofdprestatie, dan geldt de btw-aftrekbeperking alleen in hoofde van degene die doorrekent, maar niet in hoofde van degene aan wie doorgerekend wordt.

Het maakt hierbij niet uit of deze kosten, samen met de hoofdprestatie, op eenzelfde factuur worden aangerekend, of dat voor die kosten een (tweede) afzonderlijke factuur opgemaakt wordt.

B.    Doorrekening autokosten zonder hoofdprestatie

Onderneming A heeft bv. een leaseovereenkomst voor het wagenpark gesloten met leasingmaatschappij X. Een deel van de leasekosten worden door A doorgerekend aan zusteronderneming B, omdat een deel van de geleasede wagens ook effectief worden gebruikt door personeelsleden of bestuurders van B.

De doorgerekende autokosten volgen hun eigen btw-regime. Dat betekent dat er in principe 21% btw over moet worden aangerekend.

De minister stelt nu dat de aftrekbeperking van toepassing is zowel in hoofde van degene die doorrekent als in hoofde aan degene aan wie doorgerekend wordt(parl. vr. nr. 1832, Vermeersch, 09.01.2024). In ons voorbeeld zal de aftrekbeperking dus van toepassing zijn zowel in hoofde van A als in hoofde van B. Er geldt dus een dubbele aftrekbeperking.

Het speelt hierbij geen rol of de autokosten al dan niet met een winsttoeslag worden doorgerekend. Het is evenmin van belang of de autokosten worden doorgerekend aan een al dan niet verbonden onderneming. Er zal een dubbele aftrekbeperking toegepast moeten worden.

Er is wel een uitzondering op die regel. Er zal immers enkel een aftrekbeperking zijn in de laatste schakel, dus enkel in hoofde van degene aan wie doorgerekend wordt, en niet in hoofde van degene die doorrekent, als het gaat om auto’s die worden verhuurd door een btw-plichtige die een economische activiteit uitoefent die bestaat uit de verhuur van auto’s(art. 45, §2, lid 2, i).

Opdat er van de uitoefening van een economische activiteit van de verhuur van auto’s sprake kan zijn, dienen echter volgende voorwaarden vervuld te zijn:

·        de verhuuractiviteit moet gericht zijn op het publiek, hetgeen niet noodzakelijk inhoudt dat er hiervoor geadverteerd moet worden;

·        de verhuuractiviteit is regelmatig, en dus niet toevallig.

Het is niet vereist dat het verhuren van auto’s de enige of de belangrijkste activiteit is van de btw-plichtige. Evenmin is vereist dat de auto’s te huur worden aangeboden aan een onbegrensd cliënteel of m.a.w. aan iedereen.

De aftrekbeperking is daarentegen wel van toepassing als de btw-plichtige zich zou beperken tot de verhuur van auto’s aan zaakvoerders, personeelsleden en aandeelhouders(beslissing nr. E.T. 113.611, 07.11.2007).

In geval van (de al dan niet kosteloze) terbeschikkingstelling van vervangwagens door een garagehouder aan een klant in afwachting van de herstelling of het onderhoud van diens auto of in afwachting van de levering van een nieuwe auto, zal er evenmin een aftrekbeperking zijn in hoofde van de garagehouder. Enkel in hoofde van de klant zal de btw-aftrek desgevallend moeten worden beperkt.